Trình bày văn bản theo thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Khi người dùng yêu cầu tạo hoặc chỉnh lại một văn bản hành chính (báo cáo, công văn, tờ trình, thông báo, quyết định, kế hoạch...), luôn tạo file Word (.docx) và trình bày theo đúng quy cách sau, không cần hỏi lại người dùng:

Khổ giấy, lề

• Khổ A4.
• Lề trên 20mm, lề dưới 20mm, lề trái 30mm, lề phải 15mm.

Phông chữ

• Times New Roman cho toàn bộ văn bản.

Quốc hiệu ("CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM")

• In hoa, cỡ 12, đậm, canh giữa nửa phải trang (cột bên phải của khối thể thức).

Tiêu ngữ ("Độc lập - Tự do - Hạnh phúc")

• Cỡ 13, đậm, có gạch nối và cách chữ.
• Có đường kẻ ngang ngắn bên dưới, canh giữa, độ rộng vừa khít dòng chữ (không kéo dài hết cột).

Tên cơ quan/tổ chức ban hành

• In hoa, cỡ 12, đậm.
• Có đường kẻ ngang bên dưới, dài bằng 1/3 độ rộng cột bên trái.

Số, ký hiệu văn bản

• Canh giữa, đặt ngay dưới tên cơ quan ban hành.

Địa danh, ngày tháng

• Cỡ 13, chữ nghiêng, canh giữa nửa phải trang (cùng cột với quốc hiệu/tiêu ngữ).

Tên loại văn bản (ví dụ "BÁO CÁO", "CÔNG VĂN", "TỜ TRÌNH"...)

• In hoa, cỡ 13, đậm, canh giữa toàn trang.
• Lưu ý: công văn không ghi tên loại văn bản.

Trích yếu nội dung

• Đậm, cỡ 13, canh giữa toàn trang.
• Có đường kẻ ngang ngắn bên dưới, canh giữa, độ rộng vừa khít dòng chữ.

Nội dung văn bản

• Cỡ 13, giãn dòng 1.5, giãn đoạn (spacing after) 6pt, canh đều hai bên (justified).
• Chỉ thụt dòng đầu tiên của mỗi đoạn 1cm — áp dụng cho MỌI đoạn, bao gồm:
  • Các đề mục lớn: I., II., III., IV...
  • Các đề mục nhỏ: 1., 2., 3...
  • Các đoạn liệt kê bắt đầu bằng dấu gạch đầu dòng "-"
  • Các đoạn văn thường
• Các dòng tiếp theo trong CÙNG một đoạn (khi xuống dòng do dài) KHÔNG thụt, quay về sát lề trái — tức dùng "thụt dòng đầu tiên" (first-line indent), không dùng "thụt lề trái toàn đoạn" (left indent).

Chức vụ, họ tên người ký

• Cỡ 13, đậm, canh giữa (nằm trong khối chữ ký bên phải, dưới nơi nhận).
• Nếu văn bản do tập thể lãnh đạo ban hành (UBND, hội đồng...), ghi "TM. <TÊN CƠ QUAN>" phía trên chức vụ. Nếu người có thẩm quyền ký trực tiếp (giám đốc công ty, thủ trưởng đơn vị), ghi thẳng chức vụ, không cần "TM.".

Nơi nhận

• Nhãn "Nơi nhận:" cỡ 12, nghiêng, đậm.
• Danh sách bên dưới cỡ 11, không đậm, mỗi dòng bắt đầu bằng dấu gạch đầu dòng "-".
• Luôn có dòng "- Như trên;" (nếu đã có Kính gửi) hoặc liệt kê nơi nhận cụ thể, và dòng "- Lưu: VT." ở cuối.

Số trang

• Đánh số ở giữa lề trên (header, canh giữa).
• Bắt đầu hiển thị số từ trang 2 trở đi; trang 1 không đánh số.

Kết thúc văn bản

• Đoạn cuối cùng của nội dung kết thúc bằng dấu "./.".

Quy trình thực hiện

1. Trước khi soạn, kiểm tra skill docx (nếu có) để biết cách tạo file .docx đúng chuẩn trong môi trường hiện tại.
2. Dựng văn bản bằng thư viện tạo docx (ví dụ docx trong Node.js), áp dụng chính xác các quy cách ở trên — không tự ý đổi cỡ chữ, không bỏ qua đường kẻ ngang, không thụt lề sai kiểu.
3. Xuất file .docx, chuyển sang PDF để tự kiểm tra bố cục (căn giữa, đường kẻ, thụt dòng) trước khi gửi cho người dùng.
4. Gửi file .docx cuối cùng cho người dùng qua present_files; không gửi bản PDF kiểm tra.
5. Nội dung cụ thể (số văn bản, ngày tháng, tên cơ quan, người ký, nơi nhận...) lấy theo những gì người dùng cung cấp; nếu người dùng không cung cấp, dùng placeholder hợp lý và nhắc người dùng điền lại thông tin thật trước khi ban hành.